Wat is Prince2?

Prince2 is een afkorting die staat voor Projects in Controlled Environments, version 2. Met andere woorden: een projectmanagement methode, net als IPMA. Oorspronkelijk is PRINCE ontstaan om ICT-projecten te beheersen, maar met een verbeterde versie die in 1996 werd gelanceerd, werd de scope breder. Hiermee werd het bruikbaar voor projecten buiten ICT, alhoewel er bijna geen project meer denkbaar is, waar ICT ontbreekt.

7 Principes van Prince2

  1. De business case is altijd leidend
  2. Leer van eerdere ervaringen
  3. Definieer rollen en verantwoordelijkheden vooraf
  4. Deel het project op in controleerbare stadia
  5. Escaleer alleen op uitzonderingen
  6. Plan en stuur op productenvereisten
  7. Zorg dat de methode schaalbaar is

Wanneer de 7 principes van Prince2 goed worden toegepast, ontstaan er 7 processen:

  1. Starting Up a Project (SU) is de projectvoorbereiding. Zodra het project mandaat heeft gekregen, kan er onderzocht worden of er een valide business case mogelijk is. Deze globale Business Case wordt gemaakt, de Projectorganisatie wordt opgetuigd en de projectaanpak wordt geselecteerd. Dit alles bij elkaar heet de "Project Brief" en wordt voorgelegd aan de  stuurgroep met de vraag of het project moet worden gestart.
  2. Initiating a Project (IP), mag nooit ontbreken in een Prince2 project. Het is de basis onder het project en beschrijft de verwachte resultaten, plannen, taken en verantwoordelijkheden. De "Business Case" wordt hier volledig in uitgewerkt en tot de Project Initiation Documentation, oftewel PID.
  3. Directing a Project (DP) is de taak van de Stuurgroep. De stuurgroep geeft goedkeuring, beoordeelt en stuurt op uitzonderingen.
  4. Controlling a Stage (CS) gaat over beheersing van het project in de verschillende stadia. Door een project te verdelen in subprojecten, neemt de kans op beheersing toe omdat elk stadium weer binnen de grenzen van kwaliteit, risico, budget en tijd moet blijven.
  5. Managing a Stage Boundary (SB) omvat alle werkzaamheden die een projectmanager uitvoert om de stuurgroep van tijdig, juist en volledig te informeren over het verloop van het project, zodat zij kunnen goedkeuren of bijsturen.
  6. Managing Product Delivery (MP)behelst oplevering van de (deel)producten door projectteam(s). Deze oplevering dient te gebeuren volgens de werkpakketten die zij hebben ontvangen in het Controlling a stage proces.
  7. Closing a Project (CP) is wanneer alle stadia met succes zijn afgerond en het project wordt afgesloten. De stuurgroep ontvangt hiertoe een aanbeveling, inclusief Einde Project Rapport, bijgewerkte PID en leermomenten. De opdrachtgever wordt door de stuurgroep geinformeerd over de beslissing om het project te sluiten en kan vervolgens om decharge vragen.

 

Rollen binnen Prince2

Projectondersteuners behoren tot de groep die het project administratief ondersteunen met redactiewerk, templates, archivering, communicatie en informatieverstrekking.

Teamleden zorgen voor realisatie van de (deel)projecten en rapporteren hierover aan hun teamleider.

Teamleiders fungeren vaak als meewerkend voorman en rapporteren de voortgang van hun deelproject aan de projectmanager. De rol van teamleider(s) is niet altijd noodzakelijk, de projectmanager kan zelf ook teamleden aansturen.

De projectmanager levert gedurende het project input aan de stuurgroep. In Prince2 kan er slechts sprake zijn 1 projectmanager. Verdeling naar klant / leverancier of techniek / commercieel projectleider is niet mogelijk. Er is maar 1 kapitein op het schip en dat is degene die door het hele projectteam als aanspreekpunt wordt gezien. De projectmanager bepaalt de PID, rapporteert en bepaalt wanneer een situatie een uitzondering is die aan de stuurgroep moet worden overlegd.